Guides pour les administrateurs de EarMaster Cloud

Inviter les élèves à s'abonner

Dans EarMaster Cloud, il existe 2 types d'utilisateurs différents :

A. UTILISATEURS INTERNES, pour lesquels une école paie les licences avec des crédits.
B. UTILISATEURS EXTERNES qui paient leur propre accès à la plate-forme avec un abonnement mensuel ou annuel.

Afin d'inviter les élèves à devenir des UTILISATEURS EXTERNES et donc à payer leur propre accès à EarMaster Cloud, vous pouvez procéder de la manière suivante :

1. Connectez-vous en tant qu'administrateur sur cloud.earmaster.com puis cliquez sur Inviter élèves :


2. Vous verrez alors une liste, pour le moment vide, des Utilisateurs externes . C'est cette liste que nous voulons remplir. Pour ce faire, cliquez à nouveau sur "Inviter élèves".


3. Vous pouvez maintenant saisir ou copier/coller les adresses emails des élèves que vous souhaitez inviter à s'abonner à EarMaster Cloud. Ajoutez une adresse par ligne. Enfin, cliquez sur ENREGISTRER pour envoyer les invitations à vos élèves.

Vous verrez vos élèves apparaître dans la section Gestion des utilisateurs du site administratif et dans le logiciel EarMaster à la rubrique "Résultats des élèves" au fur et à mesure qu'il s'inscrivent.

Comment fonctionnent les crédits ?

Les crédits sont une sorte de "monnaie" propre à EarMaster Cloud, avec laquelle vous pouvez payer l'accès des élèves et des professeurs au logiciel et à l'application EarMaster.

Dans la terminologie de EarMaster Cloud, un utilisateur dont l'accès au logiciel et à l'application EarMaster est géré par un administrateur de l'école est appelé un utilisateur interne. D'autre part, un utilisateur qui paie et gère son propre accès à EarMaster par le biais d'un abonnement personnel mensuel ou annuel est appelé un utilisateur externe.

Vous pouvez identifier les différents types d'utilisateurs en regardant la colonne "LICENCE" dans la section Gérer les utilisateurs de votre tableau de bord :

• = Utilisateur interne avec licence: a accès au logiciel et à l'application + synchronisation des données
• = Utilisateur interne sans licence: n'a accès qu'à la synchronisation des données
• = Utilisateur externe: paie pour la licence et la synchronisation des données sur une base privée.

UTILISATEURS INTERNES AVEC LICENCE

Seuls les utilisateurs internes consomment des crédits (contrairement aux utilisateurs externes). Ainsi, tant que vous n'avez aucun utilisateur interne dans votre compte, vous ne consommez aucun crédit. Mais dès qu'il y a des utilisateurs internes (étudiants ou professeurs) dans votre compte, vous consommez vos crédits EarMaster Cloud.

Un utilisateur interne avec licence a accès au logiciel et à l'application EarMaster, contrairement à un utilisateur interne sans licence dont les données sont synchronisées dans le nuage mais qui n'a pas accès au logiciel et à l'application EarMaster par l'école.

La vitesse à laquelle vos crédits sont consommés dépend du nombre d'utilisateurs internes disposant d'une licence dans votre compte.

Un utilisateur avec licence consommera :

• 0,0027 crédit en 1 jour (1 crédit divisé par 365 jours)
• 0,0833 crédit en 1 mois (1 crédit divisé par 12 mois)
• 0,5 crédit en 6 mois (1 crédit divisé par 2 semestres)
• 1 crédit en 1 an

Donc, si vous avez 10 utilisateurs avec une licence dans votre compte, vous consommerez :

• 0,027 crédit par jour (0,0027 x 10)
• 0,833 crédit par mois (0,0833 x 10)
• 5 crédits par semestre (0.5 x 10)
• 10 crédits par an (1 x 10)

Les crédits ne sont pas liés à des utilisateurs spécifiques : vous êtes libre d'ajouter et de supprimer des étudiants et des enseignants autant de fois que vous le souhaitez et quand vous le souhaitez. Cela mettra simplement à jour instantanément la vitesse à laquelle vos crédits sont consommés.

Si vous avez besoin d'ajouter 5 élèves supplémentaires après 3 mois, vous pouvez simplement ajouter ces nouveaux élèves à votre compte. Par conséquent, vous aurez 15 utilisateurs au total et, en suivant les calculs montrés ci-dessus, vous consommerez maintenant :

• 0,027 + 0,0135 = 0,0405 crédit par jour
• 0,833 + 0,4165 = 1,2495 crédit par mois
• 5 + 2,5 = 7,5 crédits par semestre
• 15 crédits par an

La fonction de classe n'a pas d'incidence sur les crédits : vous pouvez inscrire ou retirer des élèves et des enseignants dans autant de classes que vous le souhaitez dans votre compte, cela n'affectera pas votre consommation de crédits.

UTILISATEURS INTERNES SANS LICENCE

Un utilisateur interne sans licence consomme 1/10 (un dixième) de crédit par an, contrairement à un utilisateur avec licence qui consomme 1 crédit par an.

Il existe quelques situations dans lesquelles l'annulation de la licence d'un utilisateur est une bonne option :

• Vous devez conserver l'accès aux résultats et aux statistiques d'un ancien élève.
  La suppression d'un utilisateur efface instantanément toutes ses traces de votre compte. Mais si vous devez conserver l'accès aux résultats et aux statistiques de cet utilisateur avant de le supprimer définitivement, vous pouvez "désassigner" sa licence dans la section "Gérer les utilisateurs" de la page d'administration. En annulant la licence d'un utilisateur, vous lui retirez l'accès au logiciel et à l'application EarMaster, tout en conservant l'accès aux résultats et statistiques de cet utilisateur.
• Un utilisateur a acheté EarMaster avec une licence permanente (licence PC/Mac avec numéro de série, ou achat in-app sur Mac et iOS).
  Le nouvel utilisateur recevra un login EarMaster Cloud qui connectera le logiciel ou l'application au compte de votre école, mais l'accès au contenu sera accordé par la licence de l'utilisateur plutôt que par vos crédits.
• Vous souhaitez limiter temporairement votre consommation de crédits en mettant en pause les licences de certains de vos utilisateurs
  Par exemple, vous pouvez annuler la licence de tous ou de certains de vos élèves pendant les vacances d'été, mais garder les licences des enseignants actives afin de préparer de nouveaux cahiers d'exercices pour le semestre suivant. Pour mettre en pause votre compte complet pour tous les utilisateurs, veuillez lire la section dédiée plus bas.

UTILISATEURS EXTERNES

Les étudiants peuvent souscrire à leur propre accès à EarMaster par le biais d'un abonnement mensuel ou annuel. Ces utilisateurs sont appelés utilisateurs externes dans EarMaster Cloud, et ne consomment pas vos crédits. Pour inviter des élèves à s'abonner à EarMaster Cloud et à être automatiquement liés à la liste de votre école, utilisez le bouton "Envoyer des invitations à s'abonner" sur votre tableau de bord d'administration.

Les utilisateurs externes apparaîtront dans la section "Gérer les utilisateurs" du site Admin, mais l'accès au logiciel sera payé et géré par chaque élève dans son propre tableau de bord.

MISE EN PAUSE DE VOTRE CONSOMMATION DE CRÉDIT

Si vous avez besoin d'interrompre temporairement votre compte, vous pouvez aller dans PRÉFÉRENCES et mettre votre compte en pause en utilisant le bouton "Cliquer pour mettre le compte en pause". Cela désactivera temporairement toutes les licences d'utilisateur de votre compte et mettra en pause la consommation de vos crédits.

Vous pouvez utiliser cette fonction si vous souhaitez sauvegarder vos crédits à la fin d'une année scolaire par exemple.

Ajout en masse d'utilisateurs

Dans EarMaster Cloud, les listes d'utilisateurs peuvent comprendre soit des élève, soit des professeurs. Elles peuvent être chargées sous forme de fichiers .csv, ou bien directement dans votre navigateur. Les listes peuvent fonctionner comme des "listes maîtresses" réutilisables qui écraseront à chaque fois les effectifs actuels présents sur votre compte, ou bien comme des listes additives à usage unique, qui ne feront qu'ajouter de nouveaux utilisateurs sans toucher à votre effectif actuel.

Vous pouvez combiner les options disponibles en fonction de la liste que vous souhaitez charger.

Pour charger une liste d'utilisateurs, accédez à votre interface d'administrateur sur cloud.earmaster.com puis cliquez sur Ajout en masse

Utiliser une liste maîtresse

Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des utilisateurs EarMaster Cloud en masse à l'aide d'une liste maîtresse. Cela signifie que vous mettrez à jour et chargerez le même fichier chaque fois que vous devrez ajouter ou supprimer des utilisateurs vers ou depuis votre compte. Après chaque chargement de la liste, EarMaster Cloud comparera la nouvelle liste avec les utilisateurs déjà présents dans votre compte et effectuera les modifications détectées :

- les nouveaux utilisateurs seront ajoutés
- les utilisateurs qui sont actuellement dans votre compte mais qui ne figurent pas dans la nouvelle liste seront supprimés
- les utilisateurs déjà dans votre compte et figurant aussi dans votre nouvelle liste ne seront modifiés que si vous avez opéré des changements (nouveau mot de passe ou nom d'utilisateur par exemple)

Vous pouvez modifier votre liste maîtresse lorsque de nouveaux élèves y sont ajoutés ou lorsque d'anciens élèves sont supprimés. Le fichier mis à jour chargé doit inclure les utilisateurs actuels et les nouveaux utilisateurs. Les étudiants qui ne sont pas répertoriés dans le fichier seront supprimés de votre compte EarMaster Cloud.

Listes à usage unique

Au lieu de maintenir une liste maîtresse pour votre école, vous pouvez à la place choisir de charger des listes à usage unique qui ne feront qu'ajouter de nouveau utilisateurs. Vous pouvez choisir de télécharger une liste d'élèves ou une liste de professeurs. Ces utilisateurs peuvent être ajoutés au compte en vrac, ou bien à des classes spécifiques.

Comment créer, modifier et enregistrer une liste d'utilisateurs

1) Créez et modifiez vos listes avec le Bloc-notes de Windows ou bien TextEdit sur Mac, ou un autre éditeur de texte pouvant enregistrer des Fichiers CSV au format UTF-8 en texte brut.

Important : nous vous recommandons de ne pas utiliser de traitement de texte et d'éditeurs de tableurs tels que Word, Excel, OpenOffice, Apple Pages ou autres, sauf si vous avez la possibilité d'exporter le fichier au format UTF-8 avec la virgule comme séparateur de colonnes.

2) Ajoutez un élève par ligne en utilisant ce format:

Prénom Nom de famille, e-mail

Exemple:
Bruno Lopez, blopez@email.ear
Ella Martin, emartin@email.ear
Mélodie Fortin, mfortin@email.ear

3) Enregistrez le fichier au format .csv avec encodage UTF-8. Si vous utilisez le fichier ci-dessous comme modèle, assurez-vous de l'ouvrir avec le Bloc-notes (Windows) ou TextEdit (Mac) et utilisez simplement la fonction "Enregistrer" de votre éditeur de texte afin de conserver la mise en forme du fichier.

Télécharger le modèle CSV

Téléchargement de la liste

Lorsque vous téléchargez une liste d'utilisateurs, EarMaster Cloud la pré-traite d'abord, puis vous montre un résumé détaillé des modifications qui sont sur le point de se produire dans votre compte. Regardez attentivement ce résumé et assurez-vous que votre fichier a été correctement interprété par EarMaster Cloud avant de confirmaer les changements qui seront, eux, irréversibles.

Si tout est comme il faut, cliquez sur VALIDER pour appliquer les modifications. Tous les nouveaux utilisateurs recevront instantanément leurs identifiants d'utilisateur par e-mail.

Si vous rencontrez des problèmes, cliquez sur RETOUR et corrigez votre fichier ou bien contactez notre équipe d'assistance.

Comment faire ?

Comment mettre en pause le compte de notre école ?

Cliquez sur PRÉFÉRENCES en haut de la fenêtre, puis trouvez le lien «Cliquez pour mettre le compte en pause». La mise en pause du compte désactivera temporairement toutes les licences des élèves et des professeurs. Par conséquent, votre compte ne consommera plus de crédits.

Pour réactiver votre compte, cliquez sur le lien "Cliquer pour réactiver le compte" dans les PRÉFÉRENCES.

Comment suspendre uniquement certains comptes (tous les élèves, une classe spécifique, etc.) ?

Allez dans GESTION DES UTILISATEURS et utilisez les filtres en haut de la page pour ne voir que les utilisateurs que vous souhaitez mettre en pause.

Une fois votre sélection prête, sélectionnez tous les utilisateurs (case à cocher en haut à gauche de la liste) puis cliquez sur choisissez LICENCE --> RETIRER LICENCE

Lorsque vous souhaiterez activer de nouveau ces licences, suivez les mêmes étapes, mais choisissez cette fois-ci LICENCE --> ATTRIBUER LICENCE à la dernière étape

Comment repérer les utilisateurs ayant des difficultés à se connecter ?

Dans GESTION DES UTILISATEURS, recherchez la colonne DERNIÈRE CONNEXION. Si le statut d'un utilisateur est Jamais, cela signifie que cet utilisateur n'a pas encore réussi à connecter l'application EarMaster au Cloud. Vous pouvez ensuite contacter ces utilisateurs pour les aider à se connecter.

Comment restaurer un utilisateur supprimé par erreur ?

Accédez à UTILISATEURS --> UTILISATEURS SUPPRIMÉS. Vous verrez une liste des dates où l'un ou plusieurs utilisateurs ont été supprimés. Cliquez sur l'une des dates pour voir les utilisateurs supprimés ce jour-là.

Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez restaurer en utilisant les cases à cocher à droite de la liste, puis cliquez sur RESTAURER LA SÉLECTION.

Comment récupérer une liste des utilisateurs de notre compte ?

Accédez à UTILISATEURS --> AJOUTER EN MASSE, choisissez Modifier en ligne les utilisateurs à l'étape 2, puis Liste maîtressse à l'étape 3.

Cliquez enfin sur Suivant. Vous verrez alors une liste complète des utilisateurs de votre compte (élèves ou professeurs, selon ce que vous avez sélectionné à l'étape 1). Vous pouvez ensuite copier / coller cette liste dans votre éditeur de texte et enregistrer la liste sous forme de fichier CSV comme expliqué dans un autre tutoriel sur ce sujet.